加强档案规范管理服务学院全面发展
［ 作者：张小玲 来源：中国档案报 发布时间：2005-9-13 责编：luolan ］
湖北交通职业技术学院院成立于2001年4月，是在原湖北交通学校、湖北航运学校、湖北汽车学校的基础上合并而成的。学院以高职教育为主，兼办中等职业教育和成人本科学历教育。 学院成立以后，院领导对档案工作非常重视，不仅列入领导班子的重要议事日程，而且纳入学院发展的总体目标，高起点建设、高标准要求、高目标定位、高效率运转，在较短的时间内实现了重大突破，2004年6月18日，第一家通过了全省企业科技事业单位档案工作规范管理AAA级评审，2005年被省人事厅、省档案局联合表彰为档案工作先进单位。 切实提高认识是做好档案工作的前提。 学院成立以后，大家感到，要是只停留在原有水平上，已不能适应规模成倍扩大、档案业务量大幅增加的要求，特别是即将开展的“高职高专人才培养工作水平评估”对档案工作提出了更高标准。通过学习和借鉴其他大学的经验，他们认识到，档案管理工作是学校管理的一项重要基础工作，是提高高职院校基础管理水平的一个突破口。 负责档案工作的院长办公室把提高认识具体落实在三个转变上： 一是要由辅业变为主业。在院办各项工作中，档案工作是院办“自己的事”，使它成为院办的主业，不能“种了别人的地，荒了自己的田”。 二是要由被动变为主动。从坐等变为广泛收集，从事后整理变为事前规范，从封闭到开放，从保管为主变为开发利用为主。 三是要由后台变为前台。档案工作既处在一线，又处在后台，要积极为档案人员创造条件，提供展示的机会和施展的舞台。 争取领导重视是做好档案工作的关键 档案管理工作和其他业务工作相比，投入大、周期长、见效慢，是一个长线工程，难以收到立竿见影的效果，领导的重视和支持显得尤为重要。近两年来，在学校办公条件、办学经费十分紧张的情况下，投入近30万元用于档案库房的改造和档案设备的更新，使档案工作条件明显改善，同时进一步健全档案管理制度、转变档案管理方式、提高档案服务水平，使该院的档案管理硬件、软件都居于同类院校和交通系统的前列。 加强部门配合是做好档案工作的保障 针对人事改革后，机关人员减少，专职档案人员有限的实际，办公室注重发挥各部门的作用，增强工作人员的档案意识，形成齐抓共管的良好局面，为开展档案工作提供有力的组织保证。同时明确了各职能部门的兼职档案管理人员，建立了专兼结合的档案管理人员队伍，基本上做到相对稳定、职责明确、任务细化、考核严格，并经常组织档案人员学习档案管理知识，不断提高档案人员的工作能力和业务水平。同时，充分发挥档案管理的网络作用，把档案管理工作的要求落实到每个部门和每个岗位，确保各部门按分类归档，按标准建档，按时间交档，提高了档案的内在质量，在一定程度上提高了学院基础管理工作的水平。 抓好队伍建设是做好档案工作的核心在档案队伍建设方面，一是选配具有较强敬业奉献的精神和争先创优意识的工作人员，通过竞争上岗，挑选了合适的人员；二是在政治上、工作上、生活上关心档案人员，院办负责人经常与档案人员交心谈心，解决工作中的实际困难，调动其积极性和创造性；三是为档案人员提高工作水平创造条件，支持档案人员参加档案协作组活动和上级组织的学习培训，到厅直单位、大专院校和档案先进地区参观学习，开阔视野；四是对作出成绩的档案人员给予奖励，充分肯定成绩，鼓励再创佳绩。 提高服务功能是做好档案工作的目标 档案只有通过利用才能体现其价值。院长办公室注意档案的收集整理归档的同时，还十分注意充分发挥档案的潜在作用，更好地服务于学校工作。 一是编制档案检索工具。共编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录、人物卡片等11种共118本以及档案检索工具索引、库房档案存放示意图等，2003年以来，共提供查询利用近千人次。 二是汇编资料，将收集到的档案信息重新组合，进行深加工，编制成全宗指南（续）、历年文件汇编、组织机构沿革（续）、大事记、人事任免，历年荣誉、基础数字，案例编研、利用效果等汇编资料，以确保利用档案的各种需要，使档案的潜在作用得到升华。 三是续写校史，建立校史陈列室（荣誉室）。从2003年年初到10月，校庆工作专班调阅了档案室的全部文书档案、照片档案，共采用照片452张，实物252件。这是学院充分利用档案资料、档案资源对教职工和学生进行爱院教育的教材，同时也是介绍展示学院历史的一个很好的载体。通过组织这次展览，档案的作用得到了充分发挥，档案工作的成效得到了学院干部职工的好评。
加强档案规范管理服务学院全面发展
［ 作者：张小玲 来源：中国档案报 发布时间：2005-9-13 责编：luolan ］
湖北交通职业技术学院院成立于2001年4月，是在原湖北交通学校、湖北航运学校、湖北汽车学校的基础上合并而成的。学院以高职教育为主，兼办中等职业教育和成人本科学历教育。 学院成立以后，院领导对档案工作非常重视，不仅列入领导班子的重要议事日程，而且纳入学院发展的总体目标，高起点建设、高标准要求、高目标定位、高效率运转，在较短的时间内实现了重大突破，2004年6月18日，第一家通过了全省企业科技事业单位档案工作规范管理AAA级评审，2005年被省人事厅、省档案局联合表彰为档案工作先进单位。 切实提高认识是做好档案工作的前提。 学院成立以后，大家感到，要是只停留在原有水平上，已不能适应规模成倍扩大、档案业务量大幅增加的要求，特别是即将开展的“高职高专人才培养工作水平评估”对档案工作提出了更高标准。通过学习和借鉴其他大学的经验，他们认识到，档案管理工作是学校管理的一项重要基础工作，是提高高职院校基础管理水平的一个突破口。 负责档案工作的院长办公室把提高认识具体落实在三个转变上： 一是要由辅业变为主业。在院办各项工作中，档案工作是院办“自己的事”，使它成为院办的主业，不能“种了别人的地，荒了自己的田”。 二是要由被动变为主动。从坐等变为广泛收集，从事后整理变为事前规范，从封闭到开放，从保管为主变为开发利用为主。 三是要由后台变为前台。档案工作既处在一线，又处在后台，要积极为档案人员创造条件，提供展示的机会和施展的舞台。 争取领导重视是做好档案工作的关键 档案管理工作和其他业务工作相比，投入大、周期长、见效慢，是一个长线工程，难以收到立竿见影的效果，领导的重视和支持显得尤为重要。近两年来，在学校办公条件、办学经费十分紧张的情况下，投入近30万元用于档案库房的改造和档案设备的更新，使档案工作条件明显改善，同时进一步健全档案管理制度、转变档案管理方式、提高档案服务水平，使该院的档案管理硬件、软件都居于同类院校和交通系统的前列。 加强部门配合是做好档案工作的保障 针对人事改革后，机关人员减少，专职档案人员有限的实际，办公室注重发挥各部门的作用，增强工作人员的档案意识，形成齐抓共管的良好局面，为开展档案工作提供有力的组织保证。同时明确了各职能部门的兼职档案管理人员，建立了专兼结合的档案管理人员队伍，基本上做到相对稳定、职责明确、任务细化、考核严格，并经常组织档案人员学习档案管理知识，不断提高档案人员的工作能力和业务水平。同时，充分发挥档案管理的网络作用，把档案管理工作的要求落实到每个部门和每个岗位，确保各部门按分类归档，按标准建档，按时间交档，提高了档案的内在质量，在一定程度上提高了学院基础管理工作的水平。 抓好队伍建设是做好档案工作的核心在档案队伍建设方面，一是选配具有较强敬业奉献的精神和争先创优意识的工作人员，通过竞争上岗，挑选了合适的人员；二是在政治上、工作上、生活上关心档案人员，院办负责人经常与档案人员交心谈心，解决工作中的实际困难，调动其积极性和创造性；三是为档案人员提高工作水平创造条件，支持档案人员参加档案协作组活动和上级组织的学习培训，到厅直单位、大专院校和档案先进地区参观学习，开阔视野；四是对作出成绩的档案人员给予奖励，充分肯定成绩，鼓励再创佳绩。 提高服务功能是做好档案工作的目标 档案只有通过利用才能体现其价值。院长办公室注意档案的收集整理归档的同时，还十分注意充分发挥档案的潜在作用，更好地服务于学校工作。 一是编制档案检索工具。共编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录、人物卡片等11种共118本以及档案检索工具索引、库房档案存放示意图等，2003年以来，共提供查询利用近千人次。 二是汇编资料，将收集到的档案信息重新组合，进行深加工，编制成全宗指南（续）、历年文件汇编、组织机构沿革（续）、大事记、人事任免，历年荣誉、基础数字，案例编研、利用效果等汇编资料，以确保利用档案的各种需要，使档案的潜在作用得到升华。 三是续写校史，建立校史陈列室（荣誉室）。从2003年年初到10月，校庆工作专班调阅了档案室的全部文书档案、照片档案，共采用照片452张，实物252件。这是学院充分利用档案资料、档案资源对教职工和学生进行爱院教育的教材，同时也是介绍展示学院历史的一个很好的载体。通过组织这次展览，档案的作用得到了充分发挥，档案工作的成效得到了学院干部职工的好评。
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